ブリッジインターナショナル株式会社で秘書を担当している内田さんから、"メール"をテーマにお話を伺いました。日頃、経営陣のそばで仕事をしているからこその心遣いがたくさんあるはずです。
今やビジネスに必要不可欠なツールとなった"メール"ですが、改めてその知恵を聞くことで、日頃に活かせるヒントがあるかもしれません。

 

――ビジネスシーンでは、日頃どんなお相手にメールをすることが多いですか？

秘書という仕事柄、社外に送るメールはエグゼクティブや、その秘書の方が多いですね。

 

――日頃、どんなことに気をつけてメールを作成していますか？

基本的なことではありますが、メールを作成する時にセルフチェックしています。

【セルフチェックポイント】
　◆レスポンスを早くする
　◆件名で要件がわかるようにする
　　　⇒重要度がわかるようにしたり、社長の名前を入れたりして見逃されないように気を配る
　◆簡潔な文章にする
　　　⇒箇条書きできるものは箇条書きにする　　　
　◆メールの長さは一行35文字までにする
　◆冒頭は簡潔な挨拶と名乗りを入れる
　◆送信する前にメールを読み返す
　◆相手との距離感に気を配る
　　　⇒初対面の時、なんどもメールをやりとりしている時など、又、固い文面の方、親しみのある
           文面の方など、相手に合わせた文面を心がける　

 

――ビジネス文書を作成することもありますか？

 最近はめっきり減ってしまいましたが、メールがなかった頃は、社内外共にビジネス文書（書面）でやりとりしていました。社内のメール便とか懐かしいですね・・・（笑）。
とは言え、今でも時折、移転案内やお礼状など、ビジネス文書を作成する機会がありますよ。

 

 

 

――ビジネス文書を作成する時、参考にしている本などありますか？

別の秘書の方から、"パターン活用ビジネス基本文書 (単行本) 　平岡 幹弘 (著) "という本をいただいて、それを愛用しています。
少し古い本なのですが、様々なシーンで活用できる"ビジネス文書例"や"時候のあいさつ"が掲載されていて、とても便利ですよ。